Integritetspolicy för Beteendevetare i Lund

Denna policy är skapad för att informera Beteendevetare i Lunds (BiL) medlemmar gällande hantering och behandling av personuppgifter inom ramen för föreningens verksamhet. Det är av yttersta vikt att BiL hanterar och behandlar sina medlemmars personuppgifter i linje med Datainspektionens dataskyddsförordning GDPR.

Föreningens styrelse är det organ som ansvarar för att utse vilka personer som har rätt till tillgång till den information medlemmarna lämnar, samt att årligen utse en personuppgiftsansvarig.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att föreningen ska kunna bedriva sin verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål.. Föreningen behandlar personuppgifter för att registrera medlemskap, administrera löpande föreningsaktiviteter (tex. evenemang och medlemsundersökningar), kommunicera med medlemmarna (kallelser till aktiviteter, sprida information m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och inbetalningar till evenemang m.m.).

När behandlar vi dina personuppgifter?

Beteendevetare i Lund samlar in och hanterar personuppgifter vid:

Registrering av medlemskap och inbetalning av medlemsavgift.
Anmälan till evenemang anordnade av föreningen
Anmälan till samordning av grupper inom föreningen t.ex fadderverksamhet och studiegrupper.
Medlemsundersökningar och enkäter till berörda medlemmar
Styrelsemöten
Räkning av röstlängd och dokumentation av deltagande vid års- och höstmöten
Media som publiceras på föreningens hemsida och sociala medier
Ingående av externa avtal vid t.ex sponsring av föreningens verksamhet eller aktiviteter.
Kontakt med föreningen

Vilka delar vi personuppgifter med?

Uppgifter som lämnas till föreningen kommer inte att finnas tillgängliga för tredje part förutom vid gemensamma arrangemang med andra programföreningar och/eller kårer. Då kan föreningen komma att dela uppgifter för de till evenemanget anmälda medlemmarna.

Vilken laglig grund och vilket syfte har vi för behandling av dina personuppgifter?

Föreningen har nedan sammanställt den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som sker inom föreningens verksamhet.

Ändamål med behandling
Laglig grund
Medlemskap
Avtal
Deltagande i föreningens aktiviteter
Avtal
Deltagande i föreningens undersökningar
Samtycke
Års-, höst- och styrelsemöten
Rättslig förpliktelse
Publicering av material på föreningens hemsida och sociala medier
Intresseavvägning och/eller samtycke
Ansökan om sponsring eller andra samarbeten
Avtal och/eller samtycke
Kontakt med föreningens styrelse
Intresseavvägning

Medlemskap och medlemsavgifter

Medlemsanmälan inhämtas genom formulär. Personuppgifter som samlas in finns lagrade så länge medlemskapet är aktivt eller så länge styrelsen finner det relevant samt har laglig grund för fortsatt lagring.

Anmälan till event och grupper inom föreningen
Önskemål om deltagande inhämtas genom formulär. I formuläret framgår vilken medlem som önskar delta + eventuella matpreferenser. Kassör ansvarar för att kontrollera anmälan gentemot betalningar och meddela berörda arrangörer vilka som betalat. När samtliga betalningar inkommit och eventet är genomfört och utvärderas avidentifieras samtliga medlemmar som deltagit.

Enkäter
När styrelsens utskott gör medlemsundersökningar är respektive styrelsemedlemmar ansvariga för att informera om hur informationen i enkäterna kommer att användas, och vilket syfte det har. Styrelsen strävar efter att i största mån formulera enkäters innehåll så de möjliggör anonymitet. När enkätens syfte är uppfyllt har respektive utskott ansvar för att avidentifiera innehållet. Den sammanställda informationen kan vara relevant under en längre tid och så länge det inte finns någon personlig information finns det ingen uppenbar anledning att ta bort det.

Protokoll styrelsemöten

Vid styrelsemöten förs protokoll på deltagande styrelsemedlemmar samt uttalande från desamma. Protokollen lagras och finns tillgängliga för sittande och kommande styrelsemedlemmar på styrelsen gemensamma drive.

Protokoll, röstlängd och deltagarlistor från års- och höstmöten

Vid års- och höstmöten förs protokoll på deltagande styrelsemedlemmar samt uttalande från desamma. Protokollen lagras och finns tillgängliga för sittande och kommande styrelsemedlemmar på styrelsen gemensamma drive.

Instagram / hemsidan / facebook
När föreningens gemensamma aktiviteter fotograferas kan bilderna komma att publiceras på föreningens instagram, hemsida och facebooksida. Bilder och information på offentliga sidor ligger kvar så länge någon medlem inte gör en anmälan. Om en medlem inte önskar vara med på bild kan hen anmäla detta till någon i styrelsen som då är ansvarig för att bilden tas bort.
Avseende direktmeddelanden till facebooksidan ska dessa raderas efter att konversationen är avklarad.

Sponsring och samarbeten

Avtal som signerats av styrelsemedlemmar i BiL finns lagrade så länge de är gällande.

Kontakt med föreningens styrelsemedlemmar

Vid mailkontakt med en styrelsemedlem i BiL är respektive styrelsemedlem ansvarig för att avväga i vilken utsträckning det är relevant att personuppgifter lagras och hur länge. När uppgifter inte längre är relevanta ska dessa tas bort.

Rättigheter

Den som är registrerad har rätt till ett utdrag av samtliga personuppgifter som finns lagrade hos föreningen och att få felaktiga uppgifter korrigerade. Önskemålet kan framföras till samtliga medlemmar i styrelsen som då har ansvar att skyndsamt hantera förfrågan.

Skapad: 2018-05-17